医療介護現場　業務改善　Vol.7　「会議による無駄をなくす方法　考え方編」

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医療介護業務改善　リンクまとめ

こんにちは。KoKoRoです！！

今日のテーマは

です。

最初に

すべからく、すべての企業で「会議」というものがあります。

多いところでは毎日あるかもしれません。

実績会議、リスク会議、経営会議・・・。

病院はカンファレンスも入れたら本当にたくさんありますよね。

それも1回の会議で「1時間以上も珍しくない」でしょう。

毎週決まった時間に決まった会議があるので、そもそも見直すということができないことも多いのです。

だからこそ、まだ改善の余地がたくさんあり、それらを見直すことで劇的に業務改善が期待できると思います。

人材不足や業務過多の課題に対して、やはり解決するキーワードは「時間の効率化」と「生産性の向上」でしょう。

それら２つを改善するのも会議の見直しではできるのです。

会議の拘束力

会議って思っている以上に時間を拘束し、無駄を生んでしまう恐れがあります。

そのイメージはできますか？

1時間くらいの会議なら、どうってことないでしょ？

かなり会議って「無駄が多い」ってことを数字的に見て行きましょう！

会議参加者の人数分を拘束時間として換算する

1人しか参加しない会議なんて言うものはありませんね。

だから、必ず「複数が拘束される」わけです。

拘束時間を、具体的に計算式で表すと

なんです。

つまり

8人が1時間の会議に参加したとします。

計算すると

（注：人時と言うのは「1人が1時間あたりにできる作業量」と言う単位とここでは表現します）

わかりやすく説明すると、

と言うことです。

だから仮に8人が1時間の会議に参加して、だらだら生産性のないことをしてしまうと、

会議の善し悪しは経営に直結する

結論から言いますと・・・

「会議そのものには生産性はありません」

つまり会議をいくらやっても「お金にはなりません」。

例えば、営業担当の人が会議ばかりに出席していては新規獲得もできませんし、営業という本来業務はできません。

リハビリスタッフが1時間会議に参加したら、脳リハ1で735点（7,350円）の、機会損失になります。

よって「会議の良し悪しは、経営に直結する」のです。

もし対外的な業務が主な方であれば、先方との契約や情報交換、プレゼンなどにおいても同じことが言えます。

他の医療機関の主催するカンファレンスでも、加算に結びついていたらまだ良いのですが、必要以上に多くの人を参加させるとそれに見合った報酬を受け取れていないことも多いのです。

会議というのは、そこに参加している人たちの時間を拘束するばかりでなく、

時間は有限

多くの収益の伸び悩んでいる医療機関や介護施設の特徴は、今の課題をクリアするために一生懸命「会議」をします。

そして収益につながる「時間を潰し」ます。

みなさんよくご存知ではありますが・・・

先ほどの計算式で計算してみると、どうでしょうか？

4人の人が会議に2時間でたら、

トータルで8時間（1人が1日働く時間数）の生産性を犠牲にしているということです。

「会議によって意識統一や情報交換ができるから、とっても価値があるよ」

という人も多いでしょう。

そうです。会議は組織運営上は不可欠であり、そのものはとっても大事なプロセスです。

会議の質

会議そのものを「0」にすることはできないです。

どうしても会議でないと達成できない議題もあるからです。

しかし、会議の「質（中身）」は見直しがされているでしょうか？

だいたいの「非効率な会議」の特徴は、

などが見られます。会議の質を改善する話はここではしません。改めて「実践編」はアップします。

会議そのものの質を改善するためのコツや方法は、このサイトの参考書籍をご覧いただいたり、多くのサイトでも語られていますので、ご参考ください。

会議の生産性を上げる15の取組み事例 | Google、日産等

今日のKoKoRoの業務改善

会議以外でその目的が達成できる方法を常に模索する

先に述べたように「会議の質」を改善することも、もちろん必要なんですが、

今日オススメしたいのはそちらではありません。

考え方編として、KoKoRoのお勧めはこちらです！

本当に、会議をしないとダメですか？
やらなくて良い方法を考えてみましょう！

と言うことです。

会社は会議が大好きです。

会議をしていると、何となく仕事をしている気になるからです。

しかし、

会議の目的って簡単に言うと？

会議をする時の開催目的を簡単に整理すると

大きくはこの3つくらいしかありません。

まずは、今開催されようとしているその会議の目的が上記のどれに当たるかを考えます。

そして、それが、本当に

例えば、

「2、情報交換」が目的であれば、何もわざわざ多くの人を集めず、

メールや文書回覧、代表者による情報伝達、掲示、など違った形でも目的は達成できます。

今ではSNSなども活用している医療機関も多いので、ちょっとした情報交換ならそちらで代用可能です。

（リスクやクレーム対策などの大事な案件は一堂に会す必要はあるでしょう）

また、遠方からわざわざ会議のためだけに片道３０分もかけてくることもあります。法人が大きくなればなるほど、複数の事業所を展開しますから、関係者を集めるだけでも非常に労力がかかります。

その会議のやり方は本当に効率的かを、検討していますか？

でも多くの法人さんでは、これまでの慣習に乗っ取って「今まで通りの会議を継続したがります」。

他の「会議でも目的が達成できる方法を検討しないまま」、これまで通りの会議を普通に選択します。

これはとても「楽」なのですが、とても「危険」なことです。

ただ行うだけの意味のない会議は最大の「ムダ」

最初にも話したように、会議は多くの人の時間を奪います。

復習すると

仮に8人が1時間の会議でだらだら生産性のないことをしてしまうと、

例えば、文書回覧やメールで済むなら、数分で済みます。

タイムカード置き場に張り出すのなら、毎朝や夕方に瞬時に伝わります。

その数分で済むことを、多くの時間と人数を割いて行ってしまっているのです

ただでさえ人材不足が騒がれている医療介護業界。

ここで多くの「ムダ」を生んでしまっているのです。

まとめ

さて、本日のお話をまとめると

もちろん、顔を合わすことで副作用的な効果が期待できことも多くあります。

しかし、それは日本人らしい発想・文化であり、外国から見たら良い意味で「丁寧すぎる」、悪い意味で「無駄ばかり」ということも考えられます。

私もある外国の方たちと仕事をした時に「なんで日本は会議がこんなにたくさんあって、それも内容が薄いの？？」と指摘されました。

本当に議論すべき内容を、会議が他の方法よりも最適な選択だという時のみ、質の高い会議を準備していきましょう。

それでは、今日はこの辺で。いつもご愛読ありがとうございます。

まとめ

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