こんにちは。KoKoRoです！！
今日のテーマは「会議による無駄をなくす方法」です。
すべからく、すべての企業で「会議」というものがあります。
多いところでは毎日あるかもしれません。
実績会議、リスク会議、経営会議・・・。
病院はカンファレンスも入れたら本当にたくさんありますよね！
それも1回の会議で「1時間以上も珍しくない」でしょう。
会議の拘束力
会議って思っている以上に時間を拘束します。
どのくらいは想像できますか？
1時間くらいでしょ？
どうってことないでしょ？
本当ですか？
かなり会議って拘束されていることを見て行きましょう！
会議参加者の人数分を拘束時間として換算する
一人しか出ない会議なんて言うものはありませんね。
だから、必ず複数が拘束されるわけです。
しかし、拘束時間の考慮に人数は入っていますか？
計算式で表すと
なんです。
つまり
10人が1時間の会議に参加したとします。
計算すると
人時と言うのは、一人が1時間あたりにできる作業量と言う単位としましょう。
わかりやすく説明すると、
2人が4時間ずつ作業しても、合計8人時
4人が2時間ずつ作業しても、合計8人時
8人が1時間ずつ作業しても、合計8人時
と言うことです。
だから仮に8人が1時間の会議に参加して、だらだら生産性のないことをしてしまうと、
会議の善し悪しは経営に直結する
結論から言いますと・・・
「会議に生産性はありません」
つまり
「お金になりません」
例えば、営業担当の人が会議ばかりに出席していては新規獲得もできませんし、
営業という本来業務はできません。
よって、
のです。
もし対外的な業務が主な方であれば、先方との契約や情報交換、
プレゼンなどにおいても同じことが言えます。
会議というのは、そこに参加している人たちの時間を拘束するばかりでなく、
時間は有限
多くの収益の伸び悩んでいる医療機関や介護施設の特徴は、
今の課題をクリアするために一生懸命「会議」をします。
そして収益につながる営業や生産の「時間を潰し」ます。
みなさんよくご存知ではありますが・・・
先ほどの計算式で計算してみるとどうでしょうか？
5人の人が会議に2時間でたら、
トータルで10時間の生産性を犠牲にしているということです。
「会議によって意識統一や情報交換ができるから、とっても価値があるよ」
という人も多いでしょう。
そうです。会議は不可欠であり、とっても大事なプロセスです。
会議の質
しかし、ここで問題視しているのはその「質」です。
だいたいのいわゆる「非効率な会議」の特徴は、
などが見られます。
会議の質を改善する話はここではしません。
また改めてしますが、まずは
会議そのものの質を改善するためのコツはこちらのサイトを参考ください。
今日のKoKoRoのタクティクス
今日のタクティクス
これら「会議の質」を改善することも、もちろん必要なんですが、
今日オススメしたいのはそちらではありません。
KoKoRoのタクティクスはこちらです！
と言うことです。
会社は会議が大好きです。
会議をしていると、何となく仕事をしている気になるからです。
しかし、
会議の目的って簡単に言うと？
会議の開催目的を簡単に整理すると
大きくはこの3つくらいしかありません。
まずは、その会議の目的が上記のどれに当たるかを考えます。
そして、それが、本当に
例えば、
「2、情報交換」が目的であれば、何もわざわざ多くの人を集めず、
メールや文書回覧、代表者による情報伝達、掲示、など違った形でも目的な達成できます。
今ではSNSなども活用している医療機関も多いので、
ちょっとした情報交換ならそちらで代用可能です。
また、遠方からわざわざ会議のためだけに片道３０分もかけてくることもあります。
それって効率的ですか？
でも多くの法人さんでは、これまでの慣習に乗っ取って
他の方法を検討しないまま、会議を選択します。
これはとても「楽」なのですが、とても「危険」なことです。
ただ行うだけの意味のない会議は最大の「ムダ」
最初にも話したように、会議は多くの人の時間を奪います。
復習すると
仮に8人が1時間の会議でだらだら生産性のないことをしてしまうと、
例えば、文書回覧やメールで済むなら、数分で済みます。
タイムカード置き場に張り出すのなら、毎朝や夕方に瞬時に伝わります。
その数分で済むことを、多くの時間と人数を割いて行ってしまっているのです
ただでさえ人材不足が騒がれている医療介護業界。
まとめ
さて、本日のお話をまとめると
もちろん、顔を合わすことで副作用的な効果が期待できことも多くあります。
しかし、それは日本人らしい発想・文化であり、外国から見たら良い意味で「丁寧すぎる」、悪い意味で「無駄ばかり」ということです。
私もある外国の方たちと仕事をした時に、「なんで日本は会議がこんなにたくさんあって、それも内容が薄いの？？」と指摘されました。
本当に議論すべき内容のみ、会議が他の方法よりも最適な選択だ、という時のみ質の高い会議を準備していきましょう。
それでは、今日はこの辺で。いつもご愛読ありがとうございます。
